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    職場加分術 電子郵件密技

    時間:2024-10-13  來源:  作者: 我要糾錯



      搞懂電子郵件禮儀 專業度高人一等 

      你有多久沒有看到手寫信件了呢?當現代人越來越習慣以msn、skype等通訊軟件溝通之后,現在連寫e-mail都越來越隨性了。有時候收到信,沒頭沒尾的就開始講內文,如果又剛好沒講到什么重點,讓人連寄件者是哪根蔥都不知道,那么大概只有被歸類為“垃圾信”同一區的命運。 

      其實,寫e-mail就如同傳統信件一般,稱謂、問候語、本文、結尾敬辭、署名、日期等缺一不可。就像在寫傳統書信禮儀一般,使我們在無法立即見面,或不方便通電話的時候,也可以從字里行間體現出應對進退。 

      好的主旨是成功的一半  

      每個人一定都有收到“空白主旨”,或是可能不知道要寫什么, 只好以“....”來代替,讓人看到也跟著“囧”翻了的信件。其實,“信件主旨”就像演講題目般,應該要簡要明確,且把該信件將要透露的訊息清楚描述出來。而在轉寄或回復信件時,更需主動的把主旨改過來以符合談話內容,不要每封信的標題開頭都是“FW :”。小小動作,方便收件者閱讀,也讓你能更快收到回復啰。 

      群組寄件名單保密 人人有責 

      目前垃圾信相當泛濫的情況,除了有不肖人士惡意傳播郵件名單之外,忘記把“群組寄件名單”使用“密件副本”隱藏起來,也是讓人垃圾信收不停的原因之一。有時候一點開信件,就好像看到族譜一樣,不管是寄件者的“國小”、“國中”同學,還是前女友、前主管,全部都一目了然,這樣把其它人的數據攤在陽光下,實在是讓人相當害羞又困擾啊! 

      慎選轉寄收件者 

      今天你收到一封信,里面的故事既感動又激勵人心,讓你迫不及待想要跟所有認識的人分享,“群組轉信”一按下去,所有熟的不熟的朋友全部都收到了。或許,你覺得只需要輕松按個傳送鍵,就可以將想說的話傳到世界各地,但可別忘了,在你傳輸信件的同時,也占了一定空間的網絡資源。對于滿天飛舞的轉寄信、募款信、不馬上轉寄給10個人就會遭遇不幸的信....,不僅不相干的人收到覺得莫名其妙,同時也浪費了珍貴的網絡空間資源,等同于在現實世界中的不環保唷! 

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